A Megatherm Kft
VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER
SZABÁLYZATA
A Megatherm Kft. (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve a bejelentési rendszer létrehozására, alkalmazására és működésére vonatkozóan az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.
I. Értelmező rendelkezések:
Visszaélés: bármely olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival, ideértve különösen a jelen Szabályzatban rögzített alapelvekkel;
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi;
Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat;
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
II. Általános alapelvek
A foglalkoztatottak munkájukat a tőlük elvárható tisztességgel, a vonatkozó jogszabályoknak, munkáltatói utasításoknak és szakmai követelményeknek megfelelő gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel kötelesek végezni. A foglalkoztatottak kötelesek továbbá tartózkodni minden olyan tevékenységtől és magatartástól, mely a rájuk irányadó jogszabályokkal, továbbá a Társaság belső szabályzataival ellentétes.
A foglalkoztatottak tevékenységükkel kötelesek elősegíteni a Társaság hatékony és megfelelő működését, gazdasági céljainak elérését, jó hírnevének előmozdítását és fenntartását.
A foglalkoztatottak minden, a munkavégzésük során tudomásukra jutott szakmai, üzleti és személyes vagy egyéb adatot és információt kötelesek bizalmasan kezelni. A foglalkoztatottak a munkáltató engedélye nélkül ezen információkat nem jogosult nyilvánosságra, illetve harmadik személy(ek) tudomására hozni, kivéve, ha annak közlése jogszabályból eredő, vagy szakmai kötelessége.
A foglalkoztatottak tevékenységük során kötelesek együttműködni a további foglalkoztatottal, ezáltal törekedni a jó munkakapcsolat kialakítására.
A foglalkoztatottaknak munkahelyi tartózkodásuk egésze során tartózkodniuk kell a munkatársak közötti hátrányos megkülönböztetéstől (=diszkrimináció tilalma). A foglalkozatottak folyamatosan kötelesek tiszteletben tartani más személyek emberi méltóságát, személyiségi jogait.
A Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek megfelelni a Társaság belső szabályzataiban meghatározott magatartási elvárásoknak.
II. A Szabályzat célja
A Szabályzat célja, hogy a Társaság a működése kapcsán felmerülő visszaélések vonatkozásában egy olyan visszaélés-bejelentési rendszert alakítson ki, amely a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében foglaltak tiszteletben tartása mellett megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a bejelentők védelme mellett elősegíti a visszaélések megszüntetését.
III. A Szabályzat hatálya
1. Személyi hatály: a Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint a jogviszony jellegétől függetlenül valamennyi foglalkoztatottjára (a továbbiakban együtt: foglalkoztatottak), valamint mindazokra, akik a Panasz tv. 20.§ (2) bekezdése alapján a Társaság működése alatt észlelt visszaélések bejelentésére jogosultak.
2. Tárgyi hatály: A Szabályzat hatálya kiterjed mindazon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek kapcsán más jogszabály alapján nem más szerv jogosult és köteles eljárni.
3. Időbeli hatály: Jelen Szabályzat és rendelkezései 2023. december 17. napján lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat esetleges jövőbeli módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak.
IV. A visszaélés bejelentésére okot adó körülmények
1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
2. Ha a foglalkoztató a munkavállalóira a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető.
V. A bejelentésvédelmi rendszer
A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszerét önállóan eljárva, külső személy megbízása nélkül hozza létre és működteti. A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére Horváth Zoltán munkavállalót jelöli ki. (továbbiakban: kijelölt személy).
A munkáltató a kijelölt személyt feladatkörének ellátása során nem utasíthatja, őt semmilyen egyéb módon nem befolyásolhatja.
Jelen szabályzat jelöli ki a belső visszaélés-bejelentő rendszer működésének keretét. A Szabályzatban foglalt rendelkezések alapján a kijelölt személy saját hatáskörben meghatározhatja a bejelentés kivizsgálásának módszereit, kiválaszthatja a meghallgatásra kerülő személyeket, valamint az esetlegesen szükséges bizonyítási eszközök körét. A vizsgálatok elvégzésére a Társaság olyan elkülönített helyiséget biztosít, ahol a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme biztosított.
VI. A bejelentésre jogosultak köre
- Bejelentésre jogosultak köre:
- )a foglalkoztató által foglalkoztatott;
- )az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;
- )a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, akinek vonatkozásában e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
- )az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- )a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- )a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- )a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- )a foglalkoztatóval a d.), e.) vagy g.) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- )az a személy, akinek a d.), e.) vagy g.) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
- A bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés
1. A bejelentés megtételekor a bejelentő kérheti, hogy személyes adatait (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) ne hozzák nyilvánosságra.
2. A bejelentés névtelenül (anonim módon) is megtehető, azonban ekkor a bejelentés vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.
3. Jogi személy bejelentő a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.
4. A bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított adatkezelési tájékoztató tartalmazza.
VII. A bejelentés
1. Bejelentés módjai
1. Szóban történő bejelentés esetén:
Személyesen a Társaság székhelyén, az Érd, Bajcsy-Zsilinszky út 135. címen, minden héten péntekinapokon 15:30 órától 16:30 óráig, vagy indokolt esetben a bejelentések fogadására kijelölt személlyel történt előzetesen egyeztetett időpontban.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni, legalább a VII.2.3. pont szerinti tartalommal.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
2. Írásban történő bejelentés esetén:
Elektronikus úton a panasz.megatherm@gmail.com email címre küldés útján.
Jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként a „Bejelentési formanyomtatvány” elnevezésű minta szolgál a bejelentések előterjesztésére. A formanyomtatvány tartalmazza a kivizsgálásra alkalmas bejelentés tartalmi követelményeit. A bejelentő a bejelentése során eltérhet a mintától.
A kijelölt személy az írásbeli bejelentés kézhezvételéről 7, azaz hét napon belül visszaigazolást küld a bejelentő részére, mely visszaigazolás tartalma egy általános tájékoztatás a Panasztv. és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.
2. A bejelentés tartalma
1. Amennyiben a bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet, melyre legkésőbb a bejelentés visszaigazolásakor a bejelentő figyelmét fel kell hívni.
2. A bejelentésben a bejelentőnek elő kell adnia a bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása).
3. A bejelentőnek kellő részletességgel kell előadnia az általa tapasztalt és a bejelentése alapjául szolgáló visszaélés, vagy sérelem körülményeit a bejelentés kivizsgálása és a szükséges intézkedés érdekében.
Különösen – de nem kizárólagosan – az alábbi körülményeket:
- mely szervezeti egységet, kit érint a visszaélés;
- a visszaélés miben nyilvánult meg;
- amennyiben ismert, az visszaélés elkövetőjének beazonosíthatóságához szükséges adatokat;
- a visszaélés időpontja (az jelenleg is folyamatban van-e);
- abban az esetben, ha a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), erről is nyilatkozni kell a bejelentés során.
4. Amennyiben a bejelentőnek bármilyen más, a bejelentését alátámasztó bizonyíték is a rendelkezésére áll, azt szintén csatolnia szükséges a bejelentéséhez.
5. A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
VIII. A bejelentés kapcsán a vizsgálat mellőzése, vagy a vizsgálat elrendelése esetén annak menete
- A vizsgálat mellőzése
1. A bejelentés alapján az alábbi esetekben mellőzhető a vizsgálat:
- a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- a bejelentést nem az arra jogosult személy tette meg,
- a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
2. Amennyiben a fentiekben felsorolt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság nevében a kijelölt személy a bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.
- A bejelentés vizsgálata
1. Abban az esetben, ha a bejelentés vizsgálatának mellőzésére a VIII.1. pont szerinti okból nem kerül sor, a kijelölt személy a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30, azaz harminc napon belül kivizsgálja a bejelentésben foglaltakat.
2. A vizsgálat megkezdésekor (kivételes esetben később, ha ez az eljárás sikerét meghiúsítaná) a bejelentésben érintett személyt részletesen tájékoztatni kell a bejelentéssel kapcsolatos jogairól.
3. A 2.1. pontban meghatározott határidőt kizárólag különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett van lehetőség meghosszabbítani, ez azonban nem haladhatja meg a három hónapot. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól tájékoztatni kell.
4. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt összes körülményt és ezt követően meg kell hozni azon intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Panasztv. 20.§ (1) bekezdése szerinti visszaélések orvoslására.
5. Amennyiben a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
6. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a vizsgálat eredményéről. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása abban az esetben mellőzhető, amennyiben az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás nyújtására lehetőség van a későbbiekben is.
7. A Társaság a bejelentés alapján indult eljárás alatt végig biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személyek a bejelentéssel kapcsolatos álláspontjaikat — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthessék, és bizonyítékokkal támaszthassák alá.
8. A Társaság a bejelentés vizsgálata során minden esetben köteles az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon eljárni.
- A vizsgálati eszközök
1. A bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell elsősorban értékelni. A kijelölt személy meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanúkat, amennyiben szükségesnek tartja. Ezen személyek nyilatkozatai semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.
2. Abban az esetben, amennyiben a vizsgálathoz társasági adatokra van szükség, amelyekkel a kijelölt személy nem rendelkezik, az illetékes köteles azokat a kijelölt személy rendelkezésére bocsátani.
3. A kijelölt személy birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül, azokat kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők között kizárólag a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges módon osztható meg.
4. Abban az esetben, amennyiben a rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a bejelentés kapcsán a tényállás nem deríthető fel, arról a bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell, egyúttal javasolni a részére, hogy amennyiben a bejelentését továbbra is fenntartja, a hatáskörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé fordulhat.
- Iratkezelés
1. A visszaélés- bejelentési rendszerben minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, intézkedés iratnak minősül.
2. A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani, mely során kizárólag a kijelölt személy járhat el, személyét más nem helyettesítheti.
3. Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat elzártan kell tárolni, melyekhez kizárólag a kijelölt személy rendelkezhet hozzáféréssel. A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás befejezését követő öt évig meg kell őriznie a Társaságnak, majd azokat jegyzőkönyv felvétele mellett kell megsemmisíteni.
IX. A vizsgálat alapján történő intézkedések
1. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és azokat az intézkedéseket szükséges meghozni, amelyek a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás, illetve visszaélések orvoslására alkalmasak lehetnek.
2. Amennyiben a vizsgálat alapján a kijelölt személy a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a Társaság képviseletében a kijelölt személy lezárja.
3. Abban az esetben, amennyiben a bejelentésben foglalt cselekmény miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a kijelölt személy javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.
4. Ha a bejelentésben foglaltak a vizsgálat alapján nem szolgálnak büntetőeljárás alapjául, azonban más jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, a kijelölt személy intézkedési javaslatot terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói jogok gyakorlója, vagy a Társaság legfőbb szerve felé. A hatáskörrel rendelkező szerv megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét.
5. A fenti esetben a visszaélést elkövető személlyel szemben a Társaság, mint munkáltató munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt.-ben és esetlegesen szerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára. Vezető tisztségviselővel szemben a Társaság legfőbb szerve jogosult intézkedni.
6. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.
X. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. Jelen Szabályzatban foglaltakat az Mt. és a Panasztv. rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.
2. Társaság a szabályzatot a www.megatherm.hu weboldalon teszi mindenki számára hozzáférhetővé.
Mellékletek:
sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató;
sz. melléklet: Bejelentési formanyomtatvány
Letölthető visszaélés bejelentési rendszer szabályzat